VNAM - Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam

1. Quy chế này quy định về quản lý văn bằng, chứng chỉ của Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam, gồm: nội dung, ngôn ngữ ghi trên văn bằng, chứng chỉ, phụ lục văn bằng; in phôi và quản lý văn bằng, chứng chỉ; cấp phát, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ; cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.

2. Quy chế này áp dụng đối với tất cả các đơn vị, cá nhân trong và ngoài Học viện có liên quan đến công tác in phôi, quản lý, cấp phát, sử dụng văn bằng, chứng chỉ của Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam.

3. Quy chế này áp dụng với các loại văn bằng, chứng chỉ của các hệ đào tạo tại Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam, bao gồm: trung cấp, đại học và sau đại học.

4. Học viện cập nhật kịp thời, đồng bộ khi Bộ Giáo dục và đào tạo có ban hành bổ sung nguyên tắc quản lý mới về văn bằng, chứng chỉ.

Điều 2. Nguyên tắc quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ

1. Văn bằng, chứng chỉ được quản lý thống nhất theo Quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam được tự chủ, tự chịu trách nhiệm chung trong việc quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ theo quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo. Học viện thực hiện phân cấp quản lý cho các đơn vị trực thuộc Học viện theo quy định tại Điều 32 của Quy chế này.

2. Bản chính văn bằng, chứng chỉ được cấp một lần. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ đã cấp cho người học nhưng phát hiện bị viết hoặc in sai do lỗi của Học viện thì được cấp lại cho người học, được quy định cụ thể tại Điều 16 của Quy chế này.

3. Nghiêm cấm mọi hành vi gian lận trong cấp phát và sử dụng văn bằng, chứng chỉ.

4. Bảo đảm công khai, minh bạch trong cấp phát văn bằng, chứng chỉ.

Điều 3. Quyền và nghĩa vụ của người được cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Người được cấp văn bằng, chứng chỉ có các quyền sau đây:

a) Được Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam cấp văn bằng, chứng chỉ theo thời hạn quy định tại mục 1, mục 2 Điều 15 của Quy chế này; các thông tin ghi trên văn bằng, chứng chỉ được ghi chính xác, đầy đủ; được xem xét cấp lại văn bằng, chứng chỉ hoặc chỉnh sửa nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ theo quy định liên quan tại Quy chế này;

b) Yêu cầu Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc khi có nhu cầu.

2. Người được cấp văn bằng, chứng chỉ có các nghĩa vụ sau đây:

a) Cung cấp chính xác, đầy đủ các thông tin cần thiết theo yêu cầu của Học viện để ghi nội dung trên văn bằng, chứng chỉ;

b) Kiểm tra tính chính xác các thông tin ghi trên văn bằng, chứng chỉ trước khi ký nhận văn bằng, chứng chỉ;

c) Phải có giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật khi không trực tiếp đến nhận văn bằng, chứng chỉ;

d) Giữ gìn, bảo quản văn bằng, chứng chỉ; không được tẩy xóa, chỉnh sửa các nội dung trên văn bằng, chứng chỉ; không được cho người khác sử dụng văn bằng, chứng chỉ;

đ) Sử dụng quyết định chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ kèm theo văn bằng, chứng chỉ sau khi được chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ;

e) Trình báo cho Học viện và cơ quan công an nơi gần nhất khi bị mất bản chính văn bằng, chứng chỉ;

g) Nộp lại văn bằng, chứng chỉ cho Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được quyết định thu hồi văn bằng, chứng chỉ. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ bị mất, phải cam kết bằng văn bản về việc bị mất văn bằng, chứng chỉ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam kết.

Điều 4. Trách nhiệm của đơn vị trong việc quản lý, cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ chịu trách nhiệm cá nhân trước cơ quan quản lý cấp trên và trước pháp luật về việc quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ.

2. Các đơn vị được phân công quản lý việc cấp văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm:

a) Kiểm tra, đối chiếu và ghi chính xác, đầy đủ các thông tin ghi trên văn bằng, chứng chỉ. Cung cấp các thông tin dự kiến ghi trên văn bằng, chứng chỉ cho người học để người học kiểm tra tính chính xác của các thông tin trước khi ghi trên văn bằng, chứng chỉ. Các thông tin liên quan đến khai sinh của người học ghi trên văn bằng, chứng chỉ phải căn cứ vào hồ sơ trúng tuyển của người học.

b) Tổ chức in thông tin lên phôi để trình Giám đốc ký và tiến hành cấp văn bằng, chứng chỉ đúng thời hạn theo quy định tại mục 1, mục 2 Điều 15 của Quy chế này.

c) Lập đầy đủ hồ sơ làm căn cứ để in, cấp phát, quản lý văn bằng, chứng chỉ và lưu trữ vĩnh viễn.

d) Bảo đảm tính chính xác và chịu trách nhiệm về các thông tin trong hồ sơ, trong sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ.

đ) Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, phòng chống cháy nổ để bảo quản văn bằng, chứng chỉ và hồ sơ cấp phát, quản lý văn bằng, chứng chỉ.

e) Cung cấp thông tin trong sổ gốc văn bằng, chứng chỉ và thông tin trong hồ sơ tốt nghiệp để người được cấp văn bằng, chứng chỉ có căn cứ đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ.

g) Tham mưu cho Giám đốc để chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại Điều 19, 20, 21, 22 của Quy chế này.

h) Bảo quản, lưu giữ văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người học chưa đến nhận văn bằng, chứng chỉ.

i) Thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại Điều 22 của Quy chế này.

k) Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc theo quy định tại Chương IV của Quy chế này.

l) Cấp phụ lục văn bằng kèm theo văn bằng.

m) Xác minh tính xác thực của văn bằng, chứng chỉ khi có yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

n) Cụ thể hóa các bước thực hiện và hướng dẫn cho sinh viên, học sinh về các thủ tục nhận văn bằng,chứng chỉ; thủ tục ủy quyền nhận văn bằng, chứng chỉ; thủ tục xin chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ; thủtục khai báo mất văn bằng, chứng chỉ và các thủ tục liên quan khác để người nhận văn bằng, chứng chỉ thực hiện đúng theo quy định.

o) Lưu trữ, quản lý và sử dụng tem chống giả dán trên văn bằng, chứng chỉ (nếu có) nhằm tăng cường bảo đảm an ninh cho phôi văn bằng, chứng chỉ.

Điều 5. Quy định chung về nội dung văn bằng, chứng chỉ và phụ lục văn bằng

Nội dung chính ghi trên văn bằng, chứng chỉ và phụ lục văn bằng thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo, cụ thể như sau:

1. Bên phải phôi ghi nội dung bằng tiếng Việt gồm:

- Quốc hiệu và Tiêu ngữ;

- Tên văn bằng, ngành đào tạo;

- Cơ sở giáo dục cấp bằng;

- Cấp cho đối tượng (gồm các thông tin của người được cấp);

- Địa danh, ngày tháng năm in bằng;

- Chức danh, chữ ký, họ và tên người có thẩm quyền cấp bằng;

- Số hiệu văn bằng, số vào sổ gốc cấp bằng;

- Tem chống giả mang biểu trưng (logo) của Học viện.

2. Bên trái phôi ghi nội dung bằng tiếng Anh gồm:

- Quốc hiệu và Tiêu ngữ;

- Tên văn bằng, ngành đào tạo;

- Cơ sở giáo dục cấp bằng;

- Cấp cho đối tượng: (gồm các thông tin của người được cấp);

- Địa danh, ngày tháng năm in bằng;

- Chức danh, chữ ký, học và tên người có thẩm quyền cấp bằng;

- Số hiệu văn bằng, số vào sổ gốc cấp bằng.

Điều 6. Ngôn ngữ ghi trên văn bằng, chứng chỉ

Ngôn ngữ ghi trên văn bằng, chứng chỉ là tiếng Việt và tiếng Anh. Phần nội dung tiếng Anh phải được ghi chính xác và phù hợp với nội dung tiếng Việt; kích cỡ chữ nước ngoài không lớn hơn kích cỡ chữ tiếng Việt.

Điều 7. Mẫu văn bằng, chứng chỉ

Là các mẫu văn bằng, chứng chỉ đã được Giám đốc Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam phê duyệt và báo cáo các cấp theo quy định.

Chương II: IN PHÔI, QUẢN LÝ PHÔI VÀ QUẢN LÝ VIỆC CẤP VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ

Điều 8. In phôi, quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ của HVANQGVN

1. Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam tự chủ thiết kế và phê duyệt mẫu văn bằng; in phôi văn bằng, chứng chỉ; thiết kế, phê duyệt mẫu tem chống giả và in tem chống giả dán trên văn bằng, chứng chỉ; chịu trách nhiệm quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ và tem chống giả theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Bộ phận Tổ chức thuộc phòng Hành chính, Tổng hợp chịu trách nhiệm tổ chức in, bảo quản và quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ và tem chống giả, bao gồm việc lập hồ sơ quản lý việc in, sử dụng phôi, temchống giả; cấp, thu hồi, hủy bỏ phôi văn bằng, chứng chỉ. Việc in phôi văn bằng, chứng chỉ và tem chống giả phải đảm bảo chặt chẽ, an toàn, bảo mật và phải được lập sổ quản lý, không để xảy ra thất thoát.

3. Số hiệu ghi trên phôi văn bằng, chứng chỉ được lập liên tục theo thứ tự số tự nhiên từ nhỏ đến lớn trong toàn bộ quá trình hoạt động của Học viện từ khi thực hiện việc tự in phôi văn bằng, chứng chỉ; đảm bảo phân biệt được số hiệu của từng loại văn bằng, chứng chỉ và xác định được phôi văn bằng, chứng chỉ do Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam in.

4. Nơi cất giữ bảo quản phôi văn bằng, chứng chỉ phải bảo đảm đủ diện tích, cơ sở vật chất, đáp ứng được các yêu cầu về môi trường và an toàn, an ninh. Định kỳ hàng tháng phải kiểm tra vệ sinh và an toàn, an ninh khu vực bảo quản phôi văn bằng, chứng chỉ.

5. Trường hợp phôi văn bằng, chứng chỉ bị mất, đơn vị quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm lập biên bản và thông báo ngay với Giám đốc Học viện để báo cơ quan công an và báo cáo Bộ Giáo dục và Đào tạo.

6. Sau khi được Giám đốc Học viện phê duyệt, mẫu phôi văn bằng, chứng chỉ, được gửi đến Bộ Giáo dục và Đào tạo và cơ quan công an để báo cáo theo như quy định hiện hành.

Điều 9. Hủy phôi văn bằng, chứng chỉ

1. Phôi văn bằng, chứng chỉ bị lỗi trong quá trình in, bị hư hỏng, do ban hành mẫu mới hoặc vì các lý do khác không còn được sử dụng thì phải bị hủy.

2. Để hủy phôi văn bằng, chứng chỉ phải thành lập Hội đồng hủy phôi. Hội đồng hủy phôi văn bằng, chứng chỉ do bộ phận Tổ chức đề xuất, Giám đốc quyết định. Thành phần Hội đồng bao gồm đại diện bộ phận Tổ chức, bộ phận Đào tạo, bộ phận Đảm bảo chất lượng giáo dục và các đơn vị có liên quan.

3. Hội đồng hủy phôi văn bằng, chứng chỉ họp, xem xét và lập biên bản trong đó ghi rõ thành phần Hội đồng hủy phôi văn bằng, chứng chỉ, lý do hủy, số lượng, số hiệu và loại phôi văn bằng, chứng chỉ. Biênbản hủy phôi văn bằng, chứng chỉ phải được lưu trữ trong hồ sơ quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ.

4. Quy định này cũng áp dụng đối với văn bằng chứng chỉ bị viết sai, in sai đã được Giám đốc ký và đóng dấu.

Điều 10. Thủ tục cấp phôi văn bằng, chứng chỉ

1. Tháng 01 hàng năm các đơn vị liên quan đăng ký với Phòng Hành chính, Tổng hợp dự kiến số lượng các loại phôi văn bằng, chứng chỉ cần sử dụng cho năm học tiếp theo.

2. Hồ sơ đề nghị cấp phôi văn bằng, chứng chỉ gồm có:

a) Giấy đề nghị đăng ký phôi văn bằng, chứng chỉ

b) Quyết định về việc công nhận tốt nghiệp hoặc hoàn thành khóa học (đối với chứng chỉ) và danh sách người học.

3. Bộ phận Đào tạo là đơn vị đề nghị cấp phôi văn bằng, chứng chỉ phải kiểm tra đối chiếu kỹ danh sách tốt nghiệp, toàn bộ các thông tin của người tốt nghiệp trước khi gửi yêu cầu cấp phôi, tránh trường hợp sai sót thông tin dẫn đến in sai. Mọi đề nghị cấp phôi văn bằng, chứng chỉ phải do Trưởng phòng Đào tạo, QLKH và HTQT ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác của danh sách.

4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Hành chính, Tổng hợp tiến hành cấp phôi văn bằng, chứng chỉ cho đơn vị đề nghị.

Điều 11. Quản lý việc cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Bộ phận Đào tạo thuộc Phòng Đào tạo, Quản lý khoa học và Hợp tác quốc tế của Học viện là đơn vị chịu trách nhiệm lập và lưu trữ sổ gốc văn bằng, chứng chỉ theo đúng các quy định hiện hành.

2. Sổ gốc văn bằng, chứng chỉ phải tuân theo mẫu quy định, trong đó ghi rõ các thông tin người được cấp, số hiệu, số vào sổ cấp văn bằng, chứng chỉ và lưu một bản sao văn bằng, chứng chỉ đã cấp.

3. Số vào sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ được lập liên tục theo thứ tự dãy số tự nhiên từ nhỏ đến lớn theo từng năm từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12; đảm bảo phân biệt được số vào sổ cấp của từng loại văn bằng, chứng chỉ, năm cấp. Số vào sổ gốc và số hiệu văn bằng được quản lý bằng cả sổ giấy và cơ sở dữ liệu điện tử, để thuận lợi tra cứu và đảm bảo phòng chống rủi ro về dữ liệu.

4. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ đã được người có thẩm quyền ký, đóng dấu nhưng bị mất trước khi cấp cho người được cấp, phải lập biên bản thông báo ngay với cơ quan công an địa phương và báo cáo Bộ Giáo dục và Đào tạo.

5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bằng, chứng chỉ; triển khai ứng dụng phần mềm tra cứu văn bằng, chứng chỉ trong hoạt động của Học viện.

Điều 12. Chế độ báo cáo việc in phôi, quản lý phôi và quản lý văn bằng, chứng chỉ

Trước ngày 31/12 hàng năm, Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam báo cáo Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bộ Giáo dục và Đào tạo số lượng phôi văn bằng, chứng chỉ đã in; số lượng phôi văn bằng, chứng chỉ đã sử dụng; số lượng văn bằng, chứng chỉ đã cấp trong năm.

Chương III: CẤP PHÁT, CẤP LẠI, CHỈNH SỬA, THU HỒI, HỦY BỎ VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ

Điều 13. Thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Giám đốc Học viện là người ký cấp văn bằng tốt nghiệp trung cấp, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ.

2. Giám đốc Học viện và trưởng các đơn vị được ủy quyền của Giám đốc ký cấp chứng chỉ cho người học; việc ủy quyền của Giám đốc phải thể hiện bằng văn bản. Danh sách các chức danh được ủy quyền ký cấp chứng chỉ phải được công bố cụ thể, công khai tại đơn vị.

3. Văn bằng của Học viện được cấp kèm theo Phụ lục văn bằng tốt nghiệp. Phụ lục văn bằng tốt nghiệp do Giám đốc hoặc người được Giám đốc ủy quyền ký; văn bằng, chứng chỉ sau khi ký được đóng dấu của Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam.

Điều 14. Điều kiện cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Văn bằng của Học viện được cấp cho người học sau khi tốt nghiệp cấp học hoặc sau khi hoàn thành chương trình đào tạo, đạt chuẩn đầu ra của trình độ đào tạo theo quy định và hoàn thành mọi nghĩa vụ, trách nhiệm của người học.

2. Chứng chỉ của Học viện được cấp cho người học để xác nhận kết quả học tập sau khi được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ học vấn, nghề nghiệp hoặc cấp cho người dự thi lấy chứng chỉ theo quy định của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 15. Thời hạn cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Thời hạn cấp văn bằng cho người học tốt nghiệp như sau:

a) 30 ngày kể từ ngày có quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng đại học;

b) 30 ngày kể từ ngày có quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng thạc sĩ;

c) 30 ngày kể từ ngày có quyết định công nhận học vị tiến sĩ và cấp bằng tiến sĩ.

2. Giám đốc hoặc người được Giám đốc ủy quyền theo quy định tại khoản 2 Điều 13 của Quy chế này có trách nhiệm cấp chứng chỉ cho người học chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ học vấn, nghề nghiệp.

3. Trong thời gian chờ cấp văn bằng, người học đủ điều kiện cấp bằng tốt nghiệp được Học viện xác nhận tốt nghiệp theo yêu cầu.

4. Bộ phận Đào tạo và các đơn vị liên quan tới cấp bằng cần xây dựng quy trình nội bộ để rút ngắn tối đathời gian cấp bằng; đồng thời cần có thông báo cho sinh viên tốt nghiệp về thời gian cấp phát bằng.

Điều 16. Cấp lại văn bằng, chứng chỉ

1. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ đã cấp nhưng phát hiện bị in hoặc viết sai do lỗi của Học viện, thì Học viện có trách nhiệm cấp lại bản chính văn bằng, chứng chỉ.

2. Giám đốc và người được Giám đốc ủy quyền theo quy định tại Điều 13 của Quy chế này có thẩm quyền cấp lại văn bằng, chứng chỉ.

3. Thủ tục cấp lại văn bằng, chứng chỉ như sau:

a) Người có yêu cầu cấp lại văn bằng, chứng chỉ gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện cho Học viện một bộ hồ sơ gồm: đơn đề nghị cấp lại văn bằng, chứng chỉ; văn bằng, chứng chỉ đề nghị cấp lại; giấy tờ chứng minh Học viện in hoặc viết thông tin chưa chính xác trên văn bằng, chứng chỉ đó.

b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Học viện xem xét quyết định việc cấp lại văn bằng, chứng chỉ; nếu không cấp lại thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

c) Trường hợp mẫu văn bằng, chứng chỉ tại thời điểm cấp văn bằng, chứng chỉ đã thay đổi, Học viện sử dụng mẫu văn bằng, chứng chỉ hiện hành để cấp cho người được cấp lại văn bằng, chứng chỉ.

Điều 17. Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ là tài liệu do Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong đó ghi chép đầy đủ những nội dung tiếng Việt như bản chính mà Học viện đã cấp.

2. Bộ phận Đào tạo của Học viện là đơn vị chịu trách nhiệm lập, bảo quản, sử dụng sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ.

3. Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ phải được ghi chép chính xác, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, không được tẩy xóa, đảm bảo quản lý chặt chẽ và lưu trữ vĩnh viễn. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ được chỉnh sửa nội dung hoặc được cấp lại thì phải lập phụ lục sổ gốc để ghi các nội dung được chỉnh sửa hoặc thay đổi của văn bằng, chứng chỉ.

4. Mẫu sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ được quy định tại Phụ lục I, II, III, IV, V kèm theo Quy chế này.

5. Bộ phận quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ tổ chức xây dựng và quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ điện tử như một cơ sở dữ liệu quản lý văn bằng, chứng chỉ song hành với sổ giấy, để thuận tiện tra cứu và tránh rủi ro đối với hồ sơ bản giấy.

Điều 18. Ký, đóng dấu văn bằng, chứng chỉ

1. Giám đốc Học viện hoặc người được Giám đốc ủy quyền theo quy định tại Điều 15 của Quy chế này khi ký văn bằng, chứng chỉ phải ký theo mẫu chữ ký đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền và ghi rõ, đủ họ tên, chức danh.

2. Việc đóng dấu trên chữ ký của người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ thực hiện theo quy định về công tác văn thư hiện hành.

Điều 19. Thẩm quyền quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ

Giám đốc Học viện là người có thẩm quyền quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng và người được ủy quyền cấp chứng chỉ có thẩm quyền quyết định chỉnh sửa nội dung chứng chỉ. Trường hợp đơn vị được ủy quyền cấp chứng chỉ đã sáp nhập, chia tách, giải thể hoặc có sự điều chỉnh về thẩm quyền thì người có quyền quyết định chỉnh sửa nội dung chứng chỉ là Giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền.

Điều 20. Hồ sơ, trình tự, thủ tục chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ

1. Hồ sơ đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ:

a) Đơn đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ;

b) Văn bằng, chứng chỉ đề nghị chỉnh sửa;

c) Trích lục hoặc quyết định thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính đối với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ do thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính.

d) Giấy khai sinh đối với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ do bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, đăng ký lại việc sinh, đăng ký khai sinh quá hạn.

đ) Giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp khác có ảnh hưởng của người được cấp văn bằng, chứng chỉ.

Thông tin ghi trên các giấy tờ này phải phù hợp với đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ. Các tài liệu trong hồ sơ đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ quy định tại các điểm b, c, d, đ khoản này là bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính.

Nếu tài liệu trong hồ sơ là bản sao không có chứng thực thì người tiếp nhận hồ sơ có quyền yêu cầu người đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ xuất trình bản chính để đối chiếu; người đối chiếu phải ký xác nhận và ghi rõ học tên vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh.

2. Trình tự, thủ tục chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ được quy định như sau:

a) Người đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ nộp 01 bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều này cho đơn vị cấp phát văn bằng, chứng chỉ theo Điều 32. Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện bằng cách nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện;

b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, đơn vị cấp phát văn bằng, chứng chỉ sẽ xem xét quyết định việc chỉnh sửa; nếu không chỉnh sửa phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do;

c) Việc chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ được thực hiện bằng quyết định chỉnh sửa; không chỉnh sửa trực tiếp trên văn bằng, chứng chỉ; quyết định chỉnh sửa phải được lưu trong hồ sơ cấp văn bằng, chứng chỉ.

Căn cứ quyết định chỉnh sửa, đơn vị và cá nhân được phân công quản lý tiến hành chỉnh sửa và ghi đầy đủ thông tin về văn bằng, chứng chỉ, các nội dung được chỉnh sửa của văn bằng, chứng chỉ vào phụ lục sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ.

Điều 21. Nội dung chính của quyết định chỉnh sửa và áp dụng việc chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ

1. Quyết định chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ gồm các nội dung chính sau:

a) Họ, chữ đệm, tên; ngày tháng năm sinh của người có văn bằng, chứng chỉ (ghi theo văn bằng, chứng chỉ đã cấp).

b) Tên, số hiệu, ngày tháng năm cấp của văn bằng, chứng chỉ.

c) Nội dung chỉnh sửa.

d) Lý do chỉnh sửa.

đ) Hiệu lực và trách nhiệm thi hành quyết định.

2. Việc chỉnh sửa nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ được áp dụng cả đối với những văn bằng, chứng chỉ được cấp trước ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành.

Điều 22. Thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ

1. Văn bằng, chứng chỉ bị thu hồi, hủy bỏ trong các trường hợp sau đây:

a) Có hành vi gian lận trong tuyển sinh, học tập, thi cử, bảo vệ đồ án, khóa luận tốt nghiệp, luận văn, luận án hoặc gian lận trong việc làm hồ sơ để được cấp văn bằng, chứng chỉ.

b) Cấp cho người không đủ điều kiện.

c) Do người không có thẩm quyền cấp.

d) Văn bằng, chứng chỉ bị tẩy xóa, sửa chữa.

đ) Để cho người khác sử dụng.

e) Do lỗi của Học viện và đơn vị được Học viện ủy quyền cấp văn bằng, chứng chỉ.

2. Học viện có thẩm quyền thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ. Trường hợp có sáp nhập, chia, tách, giải thể thì đơn vị có thẩm quyền thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ là đơn vị đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ.

3. Giám đốc và thủ trưởng đơn vị theo quy định pháp luật hoặc được Giám đốc ủy quyền ra quyết định thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ. Nội dung của quyết định nêu rõ lý do thu hồi, hủy bỏ. Quyết định được đăng tải trên cổng thông tin điện tử của Học viện; được gửi đến người bị thu hồi văn bằng, chứng chỉ, cơ quan kiểm tra phát hiện sai phạm (nếu có), cơ quan người bị thu hồi văn bằng, chứng chỉ đang công tác (nếu có) và các cơ quan, tổ chức có liên quan.

Điều 23. Công bố công khai thông tin về cấp văn bằng, chứng chỉ trên trang thông tin điện tử

1. Học viện xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý văn bằng, chứng chỉ đã cấp cho người học để phục vụ cho việc công khai thông tin về cấp văn bằng, chứng chỉ. Thông tin công bố công khai về cấp văn bằng chứng chỉ gồm các nội dung: tên văn bằng, chứng chỉ; họ, chữ đệm, tên, ngày tháng năm sinh của người được cấp văn bằng, chứng chỉ; số hiệu và số vào sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ; ngày tháng năm cấp văn bằng chứng chỉ.

2. Thông tin công bố công khai về cấp văn bằng, chứng chỉ phải đảm bảo chính xác so với sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ, phải được cập nhật và lưu trữ thường xuyên trên Trang thông tin điện tử của Học viện; bảo đảm dễ quản lý, truy cập, tìm kiếm và phải tuân thủ các quy định của pháp luật.

3. Việc công bố công khai thông tin về cấp, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ trên Trangthông tin điện tử Học viện được thực hiện đối với cả văn bằng, chứng chỉ đã được cấp trước ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành.

4. Bộ phận Đảm bảo chất lượng giáo dục của Học viện là đơn vị chịu trách nhiệm nhập liệu và cậpnhật cơ sở dữ liệu về công khai thông tin văn bằng, chứng chỉ. Bộ phận Công nghệ thông tin là đơn vị phối hợp, hỗ trợ kỹ thuật để cập nhật thông tin trên Trang thông tin điện tử Học viện.

Chương IV: BẢN SAO VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ TỪ SỔ GỐC

Điều 24. Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được Giám đốc hoặc người được Giám đốc ủy quyền thực hiện căn cứ vào sổ gốc. Các nội dung ghi trong bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải chính xác so với sổ gốc.

Điều 25. Giá trị pháp lý của bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc

1. Bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao văn bằng, chứng chỉ yêu cầu người có bản sao văn bằng, chứng chỉ xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.

Điều 26. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

Giám đốc Học viện hoặc người được Giám đốc ủy quyền có thẩm quyền trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.

Điều 27. Người có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

Những người sau đây có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng chứng chỉ từ sổ gốc:

1. Người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.

2. Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.

3. Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người đó đã chết.

Điều 28. Thủ tục, trình tự cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

1. Hồ sơ đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gồm:

a) Đơn đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, trong đó cung cấp các thông tin về văn bằng, chứng chỉ đã được cấp;

b) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra;

c) Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là người đại diện quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 27 của Quy chế này thì còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.

d) Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại điểm a, b, c, khoản này kèm theo 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ và số điện thoại liên lạc của người nhận.

2. Trình tự cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được quy định như sau:

a) Người đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện 01 (một) bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều 28 cho Học viện hoặc người được ủy quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc;

b) Người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải trả lệ phí cấp bản sao. Nếu yêu cầu gửi qua đường bưu điện thì người yêu cầu còn phải trả cước phí bưu điện cho Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam. Lệ phí cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện theo quy định của Học viện phù hợp với quy định của Nhà nước.

c) Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu bản sao hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, (nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ/ba giờ chiều), các đơn vị được ủy quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải thựchiện cấp cho người có yêu cầu. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn xác định từ thời điểm Học viện hoặc các đơn vị được ủy quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến;

d) Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu cấp bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu số lượng nhiều bản sao, nội dung văn bằng, chứng chỉ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà Học viện không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại điểm b khoản này thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận với người yêu cầu cấp bản sao.

3. Học viện hoặc đơn vị được ủy quyền căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao hoặc không cấp bản sao cho người yêu cầu thì Học viện có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu và nêu rõ lý do theo thời hạn quy định tại điểm c khoản 2 Điều này.

Điều 29. Sổ cấp bản sao và quản lý cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

1. Sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là tài liệu do người có thẩm quyền quy định tại Điều 29của Quy chế này lập ra khi thực hiện việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc trong đó ghi chép đầy đủ những nội dung như bản sao mà Học viện đã cấp.

Sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải được ghi chép chính xác, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, không được tẩy xóa, đảm bảo quản lý chặt chẽ và lưu trữ vĩnh viễn.

2. Mỗi lần cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc đều phải ghi vào sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc; phải đánh số vào sổ, đảm bảo mỗi số vào sổ cấp bản sao được ghi duy nhất trên một bản sao văn bằng, chứng chỉ đã cấp cho người học.

Số vào sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ được lập liên tục theo số tự nhiên từ nhỏ đến lớn theo từng năm từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12; đảm bảo phân biệt được số vào sổ cấp bản sao của từng loại văn bằng, chứng chỉ, năm cấp bản sao và xác định do Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam cấp.

Chương V: KIỂM TRA, THANH TRA, XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 30. Kiểm tra, thanh tra

1. Định kỳ hàng năm hoặc đột xuất, bộ phận Thanh tra nội bộ của Học viện phối hợp các đơn vị chức năng tiến hành thanh tra, kiểm tra việc in, quản lý, cấp phát, sử dụng văn bằng, chứng chỉ đối với các đơn vị được phân công tổ chức in phôi, quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ.

2. Các đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm in, quản lý, cấp phát hoặc sử dụng văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, thanh tra.

Điều 31. Xử lý vi phạm

1. Các đơn vị và cá nhân có liên quan đến việc cấp văn bằng, chứng chỉ, người được cấp văn bằng, chứng chỉ có các hành vi vi phạm quy định về quản lý, cấp phát, sử dụng văn bằng, chứng chỉ thì bị xử lý theo quy định của Học viện và quy định của pháp luật.

2. Người thực hiện nhiệm vụ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy chế này và các văn bản quy phạm pháp luật khác thì tùy theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định.

Chương VI: TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 32. Phân cấp quản lý cho các đơn vị

1. Giám đốc Học viện có trách nhiệm chung trong việc in phôi, quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo; ban hành quy chế về quy trình in, quản lý việc in, bảo quản, bảo mật, sử dụng, cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ, trong đó quy định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân và chế tài xử lý khi để xảy ra vi phạm.

2. Quy định về trách nhiệm của các đơn vị liên quan:

a) Bộ phận Tổ chức chịu trách nhiệm quản lý việc tổ chức in phôi và cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ; thành lập hội đồng thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ của Học viện; báo cáo Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Bộ Giáo dục và Đào tạo số lượng phôi văn bằng, chứng chỉ quản lý trong năm.

b) Bộ phận Đào tạo chịu trách nhiệm tham mưu soạn thảo quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng, quyết định chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ; lập sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ, sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ theo quy định; bảo quản, lưu giữ văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người học chưa đến nhận; hướng dẫn người học thủ tục nhận văn bằng, chứng chỉ; thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng chỉvà thủ tục chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ.

c) Bộ phận Đảm bảo chất lượng giáo dục có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ tốt nghiệp; xây dựng cơ sở dữ liệu văn bằng, chứng chỉ theo quy định.

d) Bộ phận Công nghệ thông tin có trách nhiệm in nội dung vào phôi văn bằng, chứng chỉ.

Chương VII: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 33. Hiệu lực thi hành

Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 34. Sửa đổi, bổ sung Quy chế

Quy chế này gồm 07 Chương, 34 Điều. Trong quá trình thực hiện, nếu cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế, các đơn vị gửi ý kiến về bộ phận Đảm bảo chất lượng giáo dục để tổng hợp, trình Giám đốc xem xét quyết định./.

GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN ÂM NHẠC QUỐC GIA VIỆT NAM